Schluss mit dem gelben Schein: Ab Januar übermitteln Arztpraxen und Krankenhäuser die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bis auf wenige Ausnahmen elektronisch.
vom 07.12.2022Neue Regeln bei der Krankmeldung
Einführung des elektronischen Arbeitsunfähigkeitsnachweises
Aachen. Ab dem 1. Januar übermitteln Arztpraxen und Krankenhäuser die bisher bekannten gelben Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bis auf wenige Ausnahmen auf elektronischem Wege direkt an die Krankenkassen. Arbeitgeber sind dann verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsdaten der Arbeitnehmer bei den Krankenkassen proaktiv abzurufen.
Ursprünglich war der Start des obligatorischen Abrufverfahrens für den 1. Januar 2022 vorgesehen. Nach einer coronabedingten Verschiebung auf den 1. Juli 2022 wurde die Pilotphase erneut bis zum 31. Dezember 2022 verlängert und startet nunmehr zu Beginn des nächsten Jahres.
Es entfällt somit die Verpflichtung des Arbeitnehmers zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber. Lediglich bei Störfällen erhalten die gesetzlich Versicherten weiterhin eine unterschriebene Papierbescheinigung. Das neue Verfahren gilt zudem nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer und Minijobber in Privathaushalten.
Für Arbeitnehmer besteht weiterhin gemäß § 5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG die Pflicht, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich zu melden und sich diese gegebenenfalls durch einen Arzt attestieren zu lassen.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat unter anderem eine lückenlose Dokumentation der Arbeitsunfähigkeits-Zeiten bei den Krankenkassen, mehr Transparenz und eine Entlastung von Gesundheitswesen und Wirtschaft zum Ziel.
Grundsätzlich sind Arbeitnehmer gemäß § 5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG verpflichtet, dem Arbeitgeber ab dem vierten Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen. Der Arbeitgeber darf diese sogar bereits ab dem ersten Tag fordern.
Im Falle einer Arbeitsunfähigkeit informieren die Arbeitnehmer die Arbeitgeber unverzüglich darüber und suchen gegebenenfalls einen Arzt auf. Die Arztpraxen und Krankenhäuser erstellen bei Bestätigung der Arbeitsunfähigkeit weiterhin eine entsprechende Bescheinigung, nun allerdings in elektronischer Form. Diese leiten sie nach dem Arztbesuch an die entsprechenden Krankenkassen weiter. Die Arbeitnehmer erhalten auch zukünftig einen Ausdruck der Arbeitsunfähigkeitsdaten für sich selbst zu Beweiszwecken.
Die Arbeitgeber müssen nach der entsprechenden Mitteilung ihrer Beschäftigten die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch bei der jeweils zuständigen Krankenkasse über deren Kommunikationsserver abrufen. Dies geschieht individuell für den jeweiligen arbeitsunfähigen Mitarbeiter unter Angabe der Versicherungsnummer und des Datums, an dem die Arbeitsunfähigkeit begonnen hat.
Der Arbeitgeber erhält dann alle relevanten Daten, die bislang auch auf der gelben Papierbescheinigung übermittelt wurden. Sie enthalten konkret:
- Name der/des Arbeitnehmerin/-s,
- Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit,
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung,
- Angabe, ob Arbeitsunfähigkeit auf einen Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall beruht.
Der Arbeitgeber darf die eAU nur abrufen, wenn er dazu berechtigt ist. Eine Berechtigung liegt vor,
- wenn der Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt gesetzlich krankenversichert ist,
- wenn der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit bei dem Arbeitgeber beschäftigt ist und der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit mitgeteilt hat.
Pauschale Abfragen sind somit nicht zulässig.
Sollte der versicherte Arbeitnehmer nicht ermittelt werden können oder liegen der Krankenkasse keine AU-Zeiten vor, übermittelt die Krankenkasse auch diese Information an den Arbeitgeber. Bei einem nachträglichen Eingang von 14 Tagen werden die Daten dann automatisch mitgeteilt.
Arbeitgeber sollten bei der Abfrage beachten, dass es gerade am Anfang zu möglichen Störungen kommen kann. Hierbei kann es zu zeitlichen Verzögerungen bei der Übermittlung der Daten, aber auch zu technischen Problemen kommen. Eine gewisse Dauer bei der Übermittlung von Arztpraxis oder Krankenhaus zu der jeweiligen Krankenkasse sollte bei der Abfrage ebenfalls mit einberechnet werden.